Hoe voorkom ik correctiebetalingen?
Een correctiefactuur van een vervoerder ontvangen is nooit leuk. Wij delen dan ook vooral in de frustratie als het zich voor doet. Niemand schendt de vervoerdersvoorwaarden immers met opzet. Iedere keer dat wij de extra kosten van een vervoerder moeten doorbelasten is er één te veel. Bovendien is het voorkomen hiervan eenvoudig. Op onze site wordt hier al op verschillende manieren aandacht aan besteed, zoals in onze verpakkingsgids en met sterke nadruk op de service informatie van iedere vervoerder. Om er zeker van te zijn u nooit (meer) een correctiefactuur zult ontvangen, vindt u onderstaand de belangrijkste informatie over de meest frequente oorzaken van correctiekosten, en hoe u deze kunt voorkomen.
Algemene informatie
Het is ten eerste uiterst belangrijk dat u altijd de voorwaarden van uw gekozen vervoerder goed doorneemt. Nadat u alle gegevens omtrent uw zending heeft ingevuld kunt u deze terugvinden in de vervoerderlijst onder ‘service informatie’. Hier staat een samenvatting van wat u kunt verwachten aangaande levergarantie, aansprakelijkheid, aantal leverpogingen, inbegrepen toeslagen op basis van de door u ingevulde gegevens, en de optionele toeslagen (nabelastingen) die van toepassing zijn.
Belangrijk vanaf 2025: Het juiste gewicht bij Duitse zendingen.
Met ingang van 2025 treden nieuwe regelgevingen bij onze vervoerders in werking, waardoor het van groot belang is om het exacte gewicht van uw zendingen naar Duitsland op te geven bij het boeken.
Als u een lager gewicht opgeeft dan het daadwerkelijke gewicht van uw zending, kunnen correctiekosten in rekening worden gebracht.
Het is echter ook niet langer toegestaan om een hoger gewicht in te vullen dan nodig, zelfs met goede bedoelingen, zoals het vermijden van eventuele correctiekosten. Vervoerders zullen vanaf 2025 ook correctiekosten heffen op zendingen die lichter blijken te zijn dan het opgegeven gewicht.
Waarom gebeurt dit?
Vanaf 2025 geldt in Duitsland een verplichting om pakketten zwaarder dan 10 kg of 20 kg te voorzien van een speciaal label met een gewichtsindicatie. Indien u bijvoorbeeld een gewicht van meer dan 10 kg opgeeft, krijgt uw zending automatisch dit specifieke label.
Wanneer de vervoerder uw pakket controleert en het gewicht blijkt lager te zijn dan 10 kg, zal een nieuw label met de correcte gewichtsindicatie moeten worden geprint en aangebracht. De kosten voor het herlabelen worden door de vervoerder aan ons doorbelast en brengen extra kosten met zich mee, wat we uiteraard graag willen voorkomen.
Vermijd onnodige correctiekosten door het juiste gewicht zorgvuldig in te voeren bij het boeken van uw zending.
Belangrijk vanaf februari 2025: Wees specifiek bij zendingen met UPS.
Met ingang van februari 2025 gaat UPS op alle pakketten strenger controleren of het gewicht en de afmetingen op het label overeenkomen met de daadwerkelijke zending. Mocht uw pakket zwaarder, lichter, groter of kleiner zijn dan u in eerste instantie heeft aangegeven bij uw boeking met CheapCargo, dan kan het zijn dat er correctiekosten door UPS in rekening worden gebracht. Voorkom correctiekosten met UPS en wees dus altijd nauwkeurig met het invoeren van de specificaties van uw zending.
Overschrijding afmetingen
De meeste correctiekosten ontstaan naar aanleiding van het volgende scenario:
Het pakket is groter dan de maximaal toegestane afmetingen die voor uw vervoerder gelden, of de door u ingevulde waarden komen niet overeen met de waarden gemeten door geavanceerde scanners.
Wat is de oorzaak?
Indien uw pakket niet stevig in een dubbelwandige kartonnen doos is ingepakt, en er loze ruimte tussen de inhoud en de verpakking zit, kan de doos inzakken. De bovenkant van de doos kan hierdoor inzakken waardoor de zijkanten uitzetten. De automatische sorteerband meet vervolgens andere waarden dan u heeft opgegeven met een correctiebetaling tot gevolg.
Hoe voorkom ik dit?
Zorg voor een stevige dubbelwandige kartonnen verpakking, liefst versterkt in de hoeken. Vul de doos bij met papieren buffers, luchtkussens, verpakkingschips of schuim. Omwikkel hiermee uw product en buffer en fixeer uw product in de doos. De doos kan hierdoor niet of nauwelijks indeuken en uitzetten. Uw product is hiermee ook optimaal beschermd tegen een val van bijvoorbeeld anderhalve meter hoogte tijdens transport.
Om er zeker van te zijn dat uw zending binnen de voorgeschreven dimensies blijft kunt u het beste een marge aanhouden waardoor een lichte afwijking door eventuele uitbolling of uitstulping niet direct grensoverschrijdend is. Zoek de grenzen van de maximale afmetingen die vervoerders stellen niet op.
Extra tip: Indien u de doos met tape afsluit, zorg er dan voor dat deze aan alle kanten vastzit en er geen losse stukken uitsteken. Zelfs loszittende tape kan ertoe leiden dat een scanmachine de dimensies van uw zending bestempelt als niet overeenkomend met de initieel ingevoerde afmetingen.
Handmatige verwerking
Deze correctiekosten worden in rekening gebracht als het pakket niet kan worden verwerkt op de lopende band.
Wat is de oorzaak?
- Indien de zending niet verpakt is in een rechthoekige doos maar van hout, metaal, of piepschuim is
- Indien er een sticker “breekbaar” of “voorzichtig behandelen” op de verpakking is aangebracht
- Indien twee of meer pakketten zijn samengevoegd met tape of spanbanden
- Indien een pakket is omwikkeld met spanbanden
- Indien een pakket is omwikkeld met folie
- Indien een pakket een afwijkende aard en/of vorm heeft (een koker, een bumper, een fiets, etc.)
- Indien het etiket vanwege de verpakkingsvorm niet horizontaal kan worden verwerkt
- Indien het adres en de streepjescode niet op de grootste zijde zijn bevestigd
- Indien de inhoud van de zending laboratoriummonsters of röntgenfoto's betreft
Hoe voorkom ik dit?
Door te verpakken in een kartonnen en rechthoekige doos indien mogelijk, en binnen de maximale afmetingen van de vervoerder te blijven. Omdat vervoerders verschillende maxima hanteren is de vuistregel voor het automatisch sorteren een maximum afmeting van 120x60x50 cm
Tip: Uiteraard is het verzenden in een houten verpakking wel toegestaan, en met name geschikt voor het vervoer van extra kwetsbare producten. Wij tonen de toeslag hiervoor (nog) niet vooraf, check de desbetreffende service informatie om te zien of deze toeslag bij de vervoerder wordt geheven.
Pakket te zwaar
Indien een pakket zwaarder is dan het maximaal toegestane gewicht bij die vervoerder krijgt u deze correctiekosten. Vanaf 2021 geldt voor de volledige vervoerssector een standaard maximaal gewicht van 23 kg. Daarboven, tot een maximum van 31 kg, wordt een toeslag geheven. Bij sommige vervoerders mag een pakket tot maximaal 70 kg wegen. Raadpleeg hiervoor altijd de voorwaarden. Houdt hierbij ook rekening met de volume berekening (lxbxh/5.000). Indien uit deze berekening een hoger getal komt dan het werkelijke gewicht van uw pakket wordt dit getal aangehouden voor de berekening van de prijs/toeslag.
Hoe voorkom ik dit?
Blijf ook hier door middel van een marge aan te houden uit de buurt van de maximale limieten. Uw weegschaal is tenslotte minder accuraat dan die van vervoerders.
Retourkosten
Deze correcetiekosten wordt in rekening gebracht als uw zending retour gestuurd moet worden na een onsuccesvolle levering. Dit kan gebeuren door één van de onderstaande redenen:
- Het pakket overschrijdt de maximale metingen en wordt geretourneerd
- Het leveringsadres is onjuist
- De klant haalt het pakket niet op tijd op bij de afhaallocatie
- De klant weigert de zending
- De klant mist laatste leveringspoging
Hoe voorkom ik dit?
Laat de ontvanger tijdig weten wanneer de zending wordt geleverd en controleer adres. Controleer altijd of uw pakket voldoet aan de vervoerdersvoorwaarden in de service informatie.
